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Einstellungen
Kurzbeschreibung
Alle weiteren Organisationseinstellungen an einem Ort: Begrüßung, Sprache, Limits und die Mail-Konfiguration inklusive Verbindungstest. Name, Logo und Subdomain stehen unter Organisation, der organisationsweite System-Prompt unter System-Prompt.
Wofür nutze ich das
Diese Einstellungen prägen, was Ihre Nutzer beim Start sehen, in welcher Sprache sie arbeiten, wie viel sie hochladen und verbrauchen dürfen und ob basebox E-Mails – etwa Einladungen – verschicken kann.
Wo finde ich die Einstellungen
Öffnen Sie in der Seitenleiste Administration → Organisation. Die Einstellungen sind dort in Abschnitte gegliedert.
Jede Seite hat eine Speichern-Schaltfläche; verlassen Sie die Seite mit ungespeicherten Änderungen, warnt basebox. Ein-/Aus-Optionen sind als Schalter ausgeführt, nicht als Auswahllisten.
Die Einstellungen im Einzelnen
Begrüßung
Administratoren passen Titel und Text der Begrüßung an, die Nutzer beim Start sehen – etwa mit dem Namen der Organisation, Hinweisen zur Nutzung oder dem Verweis auf interne Ansprechpartner. Für zeitlich begrenzte Mitteilungen (Wartung, Neuerungen) nutzen Sie stattdessen Tagesmeldungen.
Sprache
Die Oberfläche steht auf Deutsch und Englisch zur Verfügung. Jede Person wählt ihre Sprache im eigenen Profil. Auf basebox Server legt der Platform Operator bei der Installation die Sprache des ersten Administrators fest (ADMIN_LANG). Sprachabhängige Elemente wie Tooltips und die App-Liste folgen der Profilsprache; Quellenangaben funktionieren in jeder Sprache, einzelne Bezeichnungen wie „SOURCES" erscheinen auf Englisch.
Limits
Upload- und Nutzungslimits legen Sie je Organisation fest:
| Limit | Wirkung |
|---|---|
| Dateien je Wissensbasis – Anzahl und maximale Größe | Der Upload-Bereich einer App zeigt Nutzern die geltenden Werte, z. B. „bis zu 5000 Dateien mit einer maximalen Größe von 1,000 MB" |
| Nutzungslimit | Der Ring „Gesamtverbrauch" im Dashboard zeigt den Verbrauch im Verhältnis zu diesem Limit |
Unabhängig davon gelten im Chat 10 MB pro Datei. Zu große Dateien erzeugen eine klare Meldung mit dem tatsächlichen Limit. Nutzungslimits wirken auch auf Anfragen über die API.
Mail-Konfiguration
basebox verschickt E-Mails für Einladungen und Benachrichtigungen. Dafür braucht es einen ausgehenden Mailserver (SMTP): Host, Port, Benutzername, Passwort, Verbindungstyp (TLS oder STARTTLS) und Absenderadresse.
- Vor dem Speichern testen: Die Konfiguration lässt sich mit einem Klick prüfen, bevor sie übernommen wird.
- Ohne SMTP können Einladungen nicht per E-Mail zugestellt werden. basebox warnt, wenn Sie Benutzer einladen, ohne dass SMTP konfiguriert ist; Sie können den Einladungslink dann kopieren und selbst übermitteln.
- Auf basebox Server kann der Platform Operator die Mail-Konfiguration alternativ per Helm setzen (
AISRV_SMTP_*,AISRV_SENDER_EMAIL). In basebox Cloud binden Sie ebenfalls Ihren eigenen Mailserver ein; basebox stellt keinen Mailversand bereit. Der Server muss aus dem Noris-Rechenzentrum erreichbar sein. Details: SMTP.
Schritt für Schritt: Mail-Konfiguration einrichten
- Öffnen Sie Administration → Organisation und den Abschnitt zur Mail-Konfiguration.
- Tragen Sie Host, Port, Benutzername, Passwort, Verbindungstyp und Absenderadresse ein. Nutzen Sie ein technisches Postfach, kein persönliches.
- Klicken Sie auf Testen. basebox baut die Verbindung auf und meldet das Ergebnis.
- Speichern.
- Laden Sie zur Probe einen Benutzer ein und prüfen Sie, ob die E-Mail ankommt (auch im Spam-Ordner).
Hinweise
Hinweis
- Einladungen sind 14 Tage gültig. Danach erneuern Sie sie unter Benutzer → Einladungen.
- Lizenzlimit ist etwas anderes als Nutzungslimit: Es begrenzt die Zahl der Benutzerplätze. Sind keine frei, ist ein Upgrade nötig.
- Limits gelten je Organisation – betreiben Sie mehrere Organisationen, setzen Sie sie je Organisation getrennt.
- Änderungen an Einstellungen werden im Audit Log festgehalten.
Mail-Zugangsdaten sind Geheimnisse
Verwenden Sie für SMTP ein eigenes technisches Konto mit dem Recht, nur zu senden. Das Passwort wird nach dem Speichern nicht mehr angezeigt.
Häufige Fragen
Kann ich die Begrüßung je Gruppe unterschiedlich gestalten? Nein, sie gilt für die Organisation. Für zielgruppenspezifische Hinweise eignen sich Apps mit eigener Überschrift und Beschreibung.
Warum kommen Einladungs-E-Mails nicht an? Prüfen Sie den Verbindungstest, Absenderadresse und Spam-Filter des Empfängers. Ohne SMTP-Konfiguration werden keine E-Mails verschickt.
Wo stelle ich die Sprache für alle um? Gar nicht – jede Person wählt ihre Sprache im Profil.
Was passiert, wenn das Nutzungslimit erreicht ist? Der Ring im Dashboard zeigt es an; Details zum Verhalten klären Sie mit basebox (Sales kontaktieren im Dashboard).
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