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Wissensbasen verwalten
Diese Seite beschreibt die Dokumente hinter den Apps Ihrer Organisation aus Admin-Sicht: Verarbeitungsstatus, Aktualisierung, Löschung und Limits. Eine Wissensbasis sind die Dateien, die einer App im Reiter „Dateien" hinterlegt sind; die App beantwortet Fragen aus diesen Dateien mit Quellenangabe (RAG). Als Administrator haben Sie Zugriff auf die Wissensbasis jeder App.
Administratoren pflegen Inhalt und Limits der Wissensbasen
- Sicherstellen, dass Apps aus aktuellen Dokumenten antworten – veraltete Richtlinien liefern veraltete Antworten.
- Prüfen, ob eine Wissensbasis nur Inhalte enthält, die alle freigegebenen Nutzer sehen dürfen.
- Verarbeitungsprobleme erkennen und beheben.
- Die Limits je Organisation für Dateianzahl und -größe setzen.
Die Wissensbasis liegt im Reiter „Dateien“ der App
Wissensbasen gehören zu Apps. Öffnen Sie „Alle Apps", wählen Sie bei der App Bearbeiten und wechseln Sie in den Reiter „Dateien". Dort sehen Sie:
- die Liste der Dateien mit Verarbeitungsstatus je Datei,
- Seitenweise Navigation und ein Suchfeld nach Dateinamen – wichtig bei großen Wissensbasen,
- die geltenden Limits, z. B. „Legen Sie hier bis zu 5000 Dateien mit einer maximalen Größe von 1,000 MB ab",
- die Schaltflächen „Hochladen" und „Durchsuchen" sowie den Drag-&-Drop-Bereich.
Als Administrator können Sie jede App bearbeiten – auch Apps anderer Ersteller und die mitgelieferten Apps.
Eine Wissensbasis pflegen
Dokumente aktualisieren
- App öffnen → Bearbeiten → Reiter „Dateien"
- Die neue Version hochladen. Hat sie denselben Dateinamen, wird die alte automatisch ersetzt. Hat sie einen anderen Namen, entfernen Sie die alte Datei zusätzlich, sonst antwortet die App aus beiden.
- Warten, bis der Verarbeitungsstatus abgeschlossen ist
- Speichern
Dokumente entfernen
- Datei in der Liste suchen (Suchfeld nach Name)
- Löschen
- Speichern – der Inhalt steht der App ab sofort nicht mehr zur Verfügung. Eine gelöschte Datei können Sie sofort erneut hochladen.
Ganze Ordner hinzufügen
Ziehen Sie einen Ordner in den Bereich oder wählen Sie ihn im Dateidialog. Die ursprünglichen Dateinamen bleiben erhalten.
Limits je Organisation setzen
Upload- und Nutzungslimits – Anzahl und Größe der Dateien je Wissensbasis – legen Sie je Organisation fest. Die Felder Maximale Dateigröße für den Wissensspeicher (Standard 100 MB) und Maximale Anzahl an Dateien pro App (Standard 100) stehen unter Administration → Organisation im Abschnitt Limits. Die App zeigt Nutzern anschließend die für sie gültigen Werte im Upload-Bereich an. Im Chat gelten unabhängig davon 10 MB pro Datei.
Netzlaufwerke verbindet basebox bei der Einrichtung
Beim basebox Server, auch wenn basebox ihn betreibt, kann eine App Dateien von einem Netzlaufwerk übernehmen. In der basebox Cloud gibt es keine Netzlaufwerke.
- Kein Konnektor. basebox verbindet Netzlaufwerke bei der Einrichtung, mit einem Zugang für die ganze Organisation. Als Administrator können Sie Laufwerke nicht selbst verbinden oder trennen; wenden Sie sich dafür an den Support. Mehrere Laufwerke sind möglich.
- Nur lesend. basebox verändert auf dem Laufwerk nichts.
- Genutzt in einer App. Wer die App baut, wählt im Reiter „Dateien“ der App einen Ordner aus der Liste der verbundenen Laufwerke, auf Wunsch nur bestimmte Dateitypen (etwa nur PDF), und legt fest, wie oft basebox abgleicht: täglich, wöchentlich oder von Hand beim Bearbeiten der App.
- Nur Änderungen werden übernommen. Beim Abgleich lädt basebox neue und geänderte Dateien in die App; Dateien, die auf dem Laufwerk gelöscht wurden, entfernt es aus der App.
- Die Rechte auf dem Laufwerk gelten nicht je Person. Wer die App nutzen darf, bekommt Antworten aus allen übernommenen Dateien. Wer was sieht, steuern Sie über die App-Freigabe. Wer Apps bauen darf, sieht alle verbundenen Laufwerke.
- Abschalten: den Ordner aus der App entfernen und die übernommenen Dokumente löschen.
Auch OrbisF1, die Hilfeseiten von ORBIS, ist technisch ein Netzlaufwerk und funktioniert genauso.
Was mit den Dokumenten passiert
Beim Hochladen wird der Text extrahiert (Scans und Bilder per Texterkennung), in Abschnitte zerlegt und als Embeddings in der Wissensbasis gespeichert. Bei einer Frage wird die gesamte Wissensbasis durchsucht – nicht nur die ersten zehn Dateien –, und die 20 relevantesten Abschnitte gehen an das Modell. Details für Nutzer: Wissensbasen & Quellen · Hintergrund: Was ist RAG?.
Die Dokumente verlassen Ihre basebox-Umgebung nicht; auch das KI-Modell in basebox läuft in Cloud und Server innerhalb der Umgebung. Ausnahmen sind eine App mit externem Modell und der Hybridbetrieb, bei dem die KI-Modelle von einem anderen Ort kommen. Im Übergangsbetrieb der basebox Cloud bis November 2026 gehen die passenden Abschnitte an ein KI-Modell bei Google Vertex AI in Frankfurt (Modellanbieter). Wo die Dokumente technisch liegen, steht unter Sicherheit & Compliance → Speicher.
Hinweis
- Verarbeitungsstatus beachten. Eine Datei ist erst nutzbar, wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist. Bleibt eine Datei hängen, prüfen Sie Format und Passwortschutz – siehe Upload-Probleme lösen.
- Wer die App nutzen darf, sieht alle Dokumente – unabhängig von seinen Rechten im Ursprungssystem. Anders als bei Konnektoren gibt es hier keine Rechteprüfung je Nutzer. Steuern Sie den Zugriff über die App-Freigabe.
- Ein Dokument, viele Apps: Jede App hat ihre eigene Wissensbasis. Ein Dokument, das in mehreren Apps gebraucht wird, laden Sie in jede hoch – und pflegen es dort.
- Personen mit „Verwenden und Bearbeiten“ können Dokumente hinzufügen und entfernen. Vergeben Sie „Verwenden und Bearbeiten“ an das Team, das die Inhalte fachlich verantwortet.
- Speicherverbrauch je App ist in der Oberfläche derzeit nicht ausgewiesen; das Dashboard zeigt Tokens, Benutzer und Betrag je App.
Häufige Fragen
Warum antwortet die App aus einer veralteten Version? Weil die alte Datei noch in der Wissensbasis liegt. Gleicher Dateiname ersetzt automatisch; anderer Dateiname nicht.
Wie viele Dokumente kann eine Wissensbasis enthalten? Das legt das Limit Ihrer Organisation fest; der Upload-Bereich zeigt es an. Durchsucht werden alle.
Kann ich sehen, welche Dokumente eine Antwort verwendet hat? Ja – als Nutzer der App über die Quellen-Chips und den Abschnitt SOURCES unter jeder Antwort.
Werden gelöschte Dokumente sofort unwirksam? Ja. Nach dem Speichern greift die App nicht mehr darauf zu. Wie die Löschung technisch abläuft: Löschung.
Nächster Schritt: App-Freigabe
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