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Exporte
Kurzbeschreibung
Daten aus basebox herausgeben: das Audit-Log als CSV, Nutzungsdaten aus dem Dashboard und Chat-Sicherungen der Nutzer. Diese Seite fasst zusammen, welche Exporte es gibt, was sie enthalten, wohin sie gehen – und welche Datenschutzpflichten daran hängen.
Wofür nutze ich das
- Nachweise für Audits – interne Revision, Datenschutzprüfung, Zertifizierung.
- Auswertung außerhalb von basebox – etwa Excel-Auswertungen zu Anmeldungen oder fehlgeschlagenen Aktionen.
- Weiterleitung an ein SIEM – sicherheitsrelevante Ereignisse zentral überwachen.
- Kostenkontrolle – Verbrauch je App und Zeitraum nachvollziehen.
Wo finde ich die Exporte
| Export | Ort | Format |
|---|---|---|
| Audit-Log | Administration → Audit Log → CSV-Export oben rechts | CSV |
| Nutzungsdaten | Administration → Dashboard (Täglicher Verbrauch, App-Nutzung, Gesamtverbrauch) | Anzeige; kein Dateiexport |
| Chat-Sicherungen | Durch die Nutzer selbst | siehe Chat-Backup erstellen |
| Originaldokumente einer Wissensbasis | Über den Download in den Quellenangaben einer Antwort | Originaldatei |
Schritt für Schritt
Audit-Log als CSV exportieren:
- Öffnen Sie Administration → Audit Log.
- Setzen Sie die Filter: Von Datum, Bis Datum, optional Aktion (kommagetrennt, exakte Aktionsnamen wie
graphql:deleteGroup), Ressourcentyp, Ergebnis (SUCCESS/FAILURE). - Klicken Sie auf Filter anwenden – der Export folgt der aktuellen Ansicht.
- Klicken Sie auf CSV-Export. Die Datei wird lokal auf Ihrem Gerät gespeichert.
Der Export selbst wird als Aktion rest:exportAuditLogs im Audit-Log festgehalten – Sie sehen also später, wer wann exportiert hat.
Was die CSV enthält: je Eintrag Zeitstempel (millisekundengenau), Benutzerkennung, Aktion, Ressourcentyp, Ressourcen-ID, Ergebnis und Details. Audit-Ereignisse enthalten außerdem die Client-Adresse. Ob Gesprächsinhalte enthalten sind, hängt von der eingestellten Detailtiefe ab – siehe Richtlinien.
Nutzungsdaten festhalten:
Das Dashboard zeigt Kosten in Euro und Tokens je Tag (Woche / Monat / Alle), die Tabelle App-Nutzung mit Name, Tokens, Benutzer und Betrag sowie den Gesamtverbrauch im Verhältnis zum Limit. Die Nutzung der OpenAI-kompatiblen API wird getrennt von der Weboberfläche ausgewiesen. Für eine Ablage außerhalb von basebox halten Sie die Werte zum Stichtag fest.
Hinweise
Exporte sind personenbezogene Daten
Eine Audit-CSV enthält Benutzerkennungen, Zeitstempel, Client-Adressen und – je nach Detailtiefe – Gesprächsinhalte. Behandeln Sie die Datei wie jedes andere Dokument mit Personenbezug: verschlüsselt ablegen, Zugriff begrenzen, nach Zweckerfüllung löschen. Stimmen Sie Aufbewahrung und Empfängerkreis mit Ihrer Datenschutzbeauftragten ab.
Hinweis
- Der Export folgt den Filtern. Ohne Filter exportieren Sie die gesamte Ansicht. Grenzen Sie den Zeitraum ein, um handhabbare Dateien zu erhalten.
- Aufbewahrungsdauer des Audit-Logs ist konfigurierbar. Was älter ist als die eingestellte Frist, ist nicht mehr exportierbar – exportieren Sie regelmäßig, wenn Sie längere Nachweise brauchen.
- Websuche-Anfragen stehen nicht im Log: Festgehalten werden Organisation, Nutzer, Werkzeug, Anbieter, Ergebnis und Zeitstempel, bewusst nicht der Text der Anfrage.
- SIEM-Anbindung: Für eine laufende Weiterleitung statt manueller Exporte siehe SIEM.
- Nur Administratoren können exportieren.
Häufige Fragen
Kann ich das Audit-Log automatisch exportieren? Die Oberfläche bietet den manuellen CSV-Export. Zur Weiterleitung an ein SIEM siehe SIEM.
Enthält der Export die Chats meiner Nutzer? Nur, wenn die Detailtiefe des Audit-Logs so eingestellt ist, dass Fragen bzw. Antworten aufgezeichnet werden. In diesem Fall sehen Nutzer einen Hinweis im Chat.
Kann ich einzelne Chats exportieren? Nutzer sichern ihre eigenen Chats; Administratoren haben keinen Zugriff auf die Unterhaltungen anderer. Siehe Chat-Backup erstellen.
Wie exportiere ich die Dokumente einer Wissensbasis? Über den Download in der aufgeklappten Quelle einer Antwort erhalten Sie das Originaldokument. Einen Sammelexport einer ganzen Wissensbasis gibt es in der Oberfläche nicht.
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