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Apps teilen
Eine eigene App bleibt zunächst privat. Diese Seite zeigt, wie Sie sie für einzelne Personen, Gruppen oder die ganze Organisation freigeben, welche Berechtigung Sie dabei vergeben und was die anderen danach mit der App tun können.
Ein Team arbeitet mit denselben Anweisungen
Sie haben eine App gebaut, die Ihrem Team hilft – einen Protokoll-Zusammenfasser, einen Vertrags-Analyzer, eine geprüfte Vorlage für wiederkehrende Anweisungen. Statt dass jede Person dasselbe nachbaut, geben Sie Ihre App frei. Alle arbeiten dann mit denselben Anweisungen und derselben Wissensbasis.
Die Freigabe liegt im Menü der App
- Öffnen Sie „Alle Apps" in der Navigation.
- Klicken Sie bei Ihrer App auf das Menü-Symbol (⋮).
- Wählen Sie „App-Freigabe".
Freigaben verwalten können Sie als Ersteller-in der App; Administratoren können es für alle Apps.
Eine App freigeben
Freigabebereich wählen
Privat – nur Sie haben Zugriff (Administratoren sehen die App ebenfalls). Das ist der Zustand jeder neuen App.
Individuell – Zugriff nur für ausgewählte Personen oder Gruppen. Der richtige Weg für Team- und Abteilungs-Apps.
Organisation – alle Nutzer Ihrer Organisation können die App verwenden.
Personen oder Gruppen hinzufügen
Bei „Individuell“:
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Suchen Sie nach Name, E-Mail oder Gruppenname und markieren Sie die gewünschten Einträge.
- Legen Sie je Eintrag die Berechtigung fest: Verwenden (nur nutzen) oder Verwenden und Bearbeiten (nutzen und bearbeiten).
- Klicken Sie im Dialog auf Hinzufügen und dann oben rechts auf Speichern.
Gruppen legen Ihre Administratoren an. Wer später in die Gruppe kommt, erhält den Zugriff automatisch.
Nur „Verwenden und Bearbeiten“ erlaubt Änderungen an der App
| Verwenden | Verwenden und Bearbeiten | |
|---|---|---|
| App öffnen und nutzen | Ja | Ja |
| App-Anweisungen und Beschreibung ändern | Nein | Ja |
| Dokumente der Wissensbasis hinzufügen oder entfernen | Nein | Ja |
| App-Einstellungen anpassen | Nein | Ja |
| Freigaben ändern | Nein | Nein |
| App löschen | Nein | Nein |
Freigaben ändern und die App löschen können nur Sie als Ersteller-in und Administratoren.
Wer eine App teilt, teilt ihre Dokumente, nie den eigenen Zugang
Die Aufgabe und die Dokumente der App sehen alle, die die App nutzen dürfen. Dokumente, die Sie in die App hochladen, gehören zur App; dasselbe gilt für Dateien, die die App von einem Netzlaufwerk übernimmt. Jede Person, die die App nutzen darf, bekommt Antworten aus allen diesen Dokumenten.
Ihren eigenen Zugang teilen Sie dabei nicht: Über Konnektoren greift jede Person mit ihrem eigenen Zugang zu und bekommt nur Antworten aus Daten, die sie im angebundenen System selbst öffnen darf.
Klein anfangen
Starten Sie mit „Verwenden“ für eine kleine Gruppe und erweitern Sie, wenn die App sich bewährt hat. Zugriff zu gewähren ist einfacher als ihn wieder einzusammeln.
Prüfen Sie die Wissensbasis vor der Freigabe
Wer die App nutzen darf, sieht Antworten aus allen Dokumenten ihrer Wissensbasis – auch aus solchen, die die Person sonst nicht sehen dürfte. Laden Sie nur Dokumente hoch, die alle sehen dürfen, für die Sie die App freigeben. Dasselbe gilt für Ordner von einem Netzlaufwerk.
Hinweis
- Änderungen an Freigaben wirken sofort.
- Freigaben lassen sich derzeit nicht zeitlich begrenzen – sie gelten, bis Sie sie ändern.
- Wechseln Sie von „Privat" auf „Organisation", haben sofort alle Nutzer Zugriff.
- Ihre Personalisierung bleibt Ihre Sache – sie wird nicht mit der App geteilt.
Häufige Fragen
Sehen andere meine App, wenn ich sie nicht freigebe? Nein. Private Apps sehen nur Sie und Administratoren.
Kann jemand mit „Verwenden und Bearbeiten“ meine App löschen oder weitergeben? Nein. Löschen und Freigaben ändern bleiben bei Ihnen und den Administratoren.
Wie finde ich Apps, die andere mit mir geteilt haben? Unter „Alle Apps". Sie können die Liste filtern und nach Autor durchsuchen.
Was passiert mit meiner App, wenn ich die Organisation verlasse? Sie bleibt in der Organisation erhalten und kann von Administratoren weiter verwaltet werden.
Nächster Schritt: Wissensbasen und Quellen
Fragen zur Freigabe? Support kontaktieren