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Apps teilen
Kurzbeschreibung
Eine eigene App bleibt zunächst privat. Diese Seite zeigt, wie Sie sie für einzelne Personen, Gruppen oder die ganze Organisation freigeben, welche Berechtigung Sie dabei vergeben und was die anderen danach mit der App tun können.
Wofür nutze ich das
Sie haben eine App gebaut, die Ihrem Team hilft – einen Protokoll-Zusammenfasser, einen Vertrags-Analyzer, eine geprüfte Prompt-Vorlage. Statt dass jede Person dasselbe nachbaut, geben Sie Ihre App frei. Alle arbeiten dann mit denselben Anweisungen und derselben Wissensbasis.
Wo finde ich die Freigabe
- Öffnen Sie „Alle Apps" in der Navigation.
- Klicken Sie bei Ihrer App auf das Menü-Symbol (⋮).
- Wählen Sie „App-Freigabe".
Freigaben verwalten können Sie als Ersteller-in der App; Administratoren können es für alle Apps.
Schritt für Schritt
Freigabebereich wählen
Privat – nur Sie haben Zugriff (Administratoren sehen die App ebenfalls). Das ist der Zustand jeder neuen App.
Bestimmte Benutzer/Gruppen – Zugriff nur für ausgewählte Personen oder Gruppen. Der richtige Weg für Team- und Abteilungs-Apps.
Organisation – alle Nutzer Ihrer Organisation können die App verwenden.
Personen oder Gruppen hinzufügen
Bei „Bestimmte Benutzer/Gruppen":
- Klicken Sie auf „Benutzer oder Gruppen hinzufügen".
- Suchen Sie nach Name, E-Mail oder Gruppenname und markieren Sie die gewünschten Einträge.
- Legen Sie je Eintrag die Berechtigung fest: READ (nur nutzen) oder WRITE (nutzen und bearbeiten).
- Klicken Sie auf „Auswahl bestätigen" und dann auf „Speichern".
Gruppen legen Ihre Administratoren an. Wer später in die Gruppe kommt, erhält den Zugriff automatisch.
READ oder WRITE?
| READ | WRITE | |
|---|---|---|
| App öffnen und nutzen | Ja | Ja |
| App-Anweisungen und Beschreibung ändern | Nein | Ja |
| Dokumente der Wissensbasis hinzufügen oder entfernen | Nein | Ja |
| App-Einstellungen anpassen | Nein | Ja |
| Freigaben ändern | Nein | Nein |
| App löschen | Nein | Nein |
Freigaben ändern und die App löschen können nur Sie als Ersteller-in und Administratoren.
Hinweise
Klein anfangen
Starten Sie mit READ für eine kleine Gruppe und erweitern Sie, wenn die App sich bewährt hat. Zugriff zu gewähren ist einfacher als ihn wieder einzusammeln.
Wissensbasis und Konnektoren wandern mit
Wer die App nutzen darf, sieht Antworten aus allen Dokumenten ihrer Wissensbasis – auch aus solchen, die die Person sonst nicht sehen dürfte. Prüfen Sie den Inhalt der Wissensbasis, bevor Sie freigeben. Konnektoren dagegen greifen mit den eigenen Zugangsdaten der jeweiligen Person zu; dort sieht niemand mehr, als er im Quellsystem sehen darf.
Hinweis
- Änderungen an Freigaben wirken sofort.
- Freigaben lassen sich derzeit nicht zeitlich begrenzen – sie gelten, bis Sie sie ändern.
- Wechseln Sie von „Privat" auf „Organisation", haben sofort alle Nutzer Zugriff.
- Ihre Personalisierung bleibt Ihre Sache – sie wird nicht mit der App geteilt.
Häufige Fragen
Sehen andere meine App, wenn ich sie nicht freigebe? Nein. Private Apps sehen nur Sie und Administratoren.
Kann jemand mit WRITE meine App löschen oder weitergeben? Nein. Löschen und Freigaben ändern bleiben bei Ihnen und den Administratoren.
Wie finde ich Apps, die andere mit mir geteilt haben? Unter „Alle Apps". Sie können die Liste filtern und nach Autor durchsuchen.
Was passiert mit meiner App, wenn ich die Organisation verlasse? Sie bleibt in der Organisation erhalten und kann von Administratoren weiter verwaltet werden.
Fragen zur Freigabe? Support kontaktieren