Licensed to be used in conjunction with basebox, only.
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Benutzer
Übersicht
In der Benutzerverwaltung kontrollieren Sie als Administrator, wer Zugriff auf Ihre basebox-Organisation hat und welche Berechtigungen diese Personen haben. Sie können Teammitglieder einladen, entfernen und deren Rollen anpassen.
Wichtig
Nur Administratoren können Benutzer verwalten. Normale Nutzer sehen diese Funktionen nicht.
Benutzerverwaltung öffnen
- Administration öffnen – Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Administration"
- Benutzer auswählen – Klicken Sie auf „Benutzer" im Administrationsmenü
- Übersicht – Sie sehen alle Teammitglieder mit ihren aktuellen Rollen
Benutzer einladen
Im Bereich Benutzer laden Sie neue Personen so ein:
- Klicken Sie auf „+ Benutzer einladen"
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des Nutzers ein
- Klicken Sie auf Einladen
Der eingeladene Benutzer erhält eine E-Mail und kann seinen Account erstellen.
Einladungen verwalten
Sie können bestehende Einladungen jederzeit einsehen und verwalten.
- Öffnen Sie Benutzer → Tab „Einladungen"
- Wählen Sie eine Einladung aus
Folgende Aktionen sind möglich:
- Erneuern – Einladung erneut senden
- Löschen – Einladung entfernen
- E-Mail senden – Einladung erneut versenden
- Link kopieren – Einladungslink teilen
Hinweis
Achten Sie auf das Lizenzlimit Ihrer basebox-Organisation. Wenn keine freien Benutzerplätze verfügbar sind, ist ein Upgrade erforderlich.
Benutzer entfernen
Wann Sie das brauchen: Wenn Teammitglieder das Unternehmen verlassen oder keinen Zugriff mehr benötigen.
So entfernen Sie einen Benutzer:
- Benutzer auswählen – Finden Sie die Person in der Benutzerliste
- Löschen-Symbol klicken – Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol
- Löschung bestätigen – Bestätigen Sie die Aktion im Popup-Fenster
Was passiert danach:
- Der Benutzer wird sofort aus Ihrer Organisation entfernt
- Er hat keinen Zugriff mehr auf basebox
- Seine Apps und Daten bleiben in der Organisation erhalten
Rollen ändern
Wann Sie das brauchen:
- Einen Nutzer zum Administrator machen
- Einem Administrator die Admin-Rechte entziehen
- Neue Teammitglieder mit den richtigen Berechtigungen ausstatten
So ändern Sie eine Rolle:
- Benutzer auswählen – Finden Sie die Person in der Liste
- Bearbeiten-Symbol klicken – Klicken Sie auf das Stift-Symbol
- Neue Rolle wählen – Wählen Sie „Administrator" oder „Nutzer"
- Speichern – Klicken Sie auf „Speichern"
Die Änderung wirkt sofort – der Benutzer erhält oder verliert die entsprechenden Berechtigungen beim nächsten Login.
Es gibt zwei Rollen: Administrator (verwaltet Benutzer, Apps und Organisation) und Nutzer (verwendet Chat und Apps). Die vollständige Erklärung beider Rollen samt Rechte-Tabelle finden Sie unter Rollen & Berechtigungen.
Hinweise
Wichtige Sicherheitshinweise
Immer mindestens einen Administrator behalten. Ohne Administrator kann niemand mehr Benutzer verwalten oder wichtige Einstellungen ändern.
- Entfernen Sie nie den letzten Administrator
- Machen Sie vertrauensvolle Teammitglieder zu Co-Administratoren
- Dokumentieren Sie, wer Administrator-Zugriff hat
Regelmäßige Überprüfung. Überprüfen Sie monatlich, welche Personen noch Zugriff haben, ob alle Rollen noch aktuell sind und ob ehemalige Mitarbeiter entfernt wurden.
Häufige Fragen
Kann ich einen Benutzer vorübergehend deaktivieren? Nein, Sie können Benutzer nur komplett entfernen. Für temporäre Sperrungen kontaktieren Sie den Support.
Was passiert mit den Apps eines entfernten Benutzers? Die Apps bleiben in der Organisation erhalten und können von Administratoren verwaltet werden.
Kann ein Nutzer sich selbst zum Administrator machen? Nein, nur bestehende Administratoren können Rollen ändern.
Benötigen Sie Hilfe? Support kontaktieren