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Richtlinien
basebox setzt organisationsweite Regeln durch oder zeigt sie an: Audit Log Level und Aufbewahrung des Audit-Logs, der Hinweis im Chat, Websuche-Freigabe, Konnektoren, Schreibrechte, Limits, System-Prompt. Diese Seite ist die Landkarte: was es gibt, wo es eingestellt wird und was es technisch bewirkt – damit Sie Datenschutz- und Compliance-Anforderungen in konkrete Einstellungen übersetzen können.
Jede Compliance-Frage hat eine Einstellung als Antwort
Datenschutzbeauftragte fragen „Was zeichnet ihr auf, wie lange, und wer sieht es?". Die IT-Sicherheit fragt „Was darf nach außen?". Die Geschäftsführung fragt „Was kostet das?". Jede dieser Fragen hat in basebox eine oder zwei Einstellungen als Antwort.
Die meisten Richtlinien setzt basebox technisch durch
| Richtlinie | Was sie bewirkt | Wo | Durchgesetzt oder angezeigt |
|---|---|---|---|
| Audit-Aufbewahrung | Wie lange Audit-Einträge vorgehalten werden (Standard 6 Monate, einstellbar 3–36 Monate) | Administration → Organisation, Abschnitt Audit Log Level | Durchgesetzt |
| Audit Log Level | Standard: Anmeldungen und Änderungen; Hoch: zusätzlich Chats (liegen dann auch auf dem Server) | Administration → Organisation | Durchgesetzt |
| Hinweis im Chat | Sobald Gesprächsinhalte aufgezeichnet werden, sehen alle Nutzer einen deutlichen Hinweis | Automatisch, folgt dem Audit Log Level | Angezeigt – nicht abschaltbar |
| Websuche je App | Ab Werk aus; in welchen Apps Nutzer sie einschalten können | App-Einstellungen | Durchgesetzt |
| Zustimmung vor der ersten Suche | Dialog „Websuche aktivieren" mit Warnhinweis | Automatisch | Angezeigt – nicht abschaltbar |
| Konnektoren | Welche externen Systeme erreichbar sind | Administration → Konnektoren + je App | Durchgesetzt (Egress-Allowlist am MCP-Gateway) |
| Schreibende Werkzeuge | Ob ein Konnektor in Systemen ändern darf | Je App, standardmäßig aus | Durchgesetzt |
| Limits | Uploadgrößen, Dateianzahl, Nutzungslimit | Organisation → Limits | Durchgesetzt |
| System-Prompt | Stil, Sprache, Verhaltensregeln für alle Chats | System-Prompt | Verhaltensvorgabe an das Modell – keine technische Sperre |
| App-Freigabe | Neue Apps sind privat; Freigabe an Gruppen oder Organisation | App-Freigabe | Durchgesetzt |
| Rollen | Administrator vs. Nutzer | Benutzer | Durchgesetzt |
Aufzeichnung und Aufbewahrung
Das Audit-Log hält standardmäßig sicherheitsrelevante Aktionen fest: Anmeldungen, Änderungen an Benutzern, Gruppen, Tagesmeldungen, Apps, Exporte – jeweils mit Zeitstempel, Benutzer, Ergebnis, Ressource und Client-Adresse. Bei Websuche-Aufrufen werden Organisation, Nutzer, Werkzeug, Anbieter, Ergebnis und Zeitstempel festgehalten, nicht der Text der Anfrage.
Zwei Einstellungen gehen darüber hinaus:
- Audit Log Level: Auf Hoch werden zusätzlich die Chats aufgezeichnet. Chats liegen sonst nur in der Browserdatenbank der Nutzer; mit „Hoch“ liegen sie auch auf dem Server.
- Aufbewahrungsdauer: 6 Monate; Sie stellen 3 bis 36 Monate ein. Details: Audit Log.
Was Nutzer selbst tun können – Chats umbenennen, löschen, sichern – steht unter Chatverlauf & Daten.
Was nach außen darf
Auf Server und in der Cloud ab dem Cloud-Start verlassen Inhalte die basebox-Umgebung im Normalbetrieb nicht; im Übergangsbetrieb der basebox Cloud bis November 2026 geht jede Modellanfrage an Google Vertex AI in Frankfurt (Modellanbieter). Im Hybridbetrieb läuft basebox in Ihrem Netz und die KI-Modelle kommen von einem anderen Ort; Modellanfragen gehen dann dorthin. Drei bewusste Ausnahmen steuern Sie:
- Websuche – Anfragen gehen an Staan.ai in der EU, nur der Suchbegriff, ohne Identität und IP-Adresse der Person; basebox hat mit Staan einen AVV, ein Training ist ausgeschlossen. Ab Werk aus: Sie schalten sie je App frei, die Person schaltet sie je Chat ein und bestätigt vor der ersten Suche. Empfehlung: Websuche und interne Konnektoren nicht in derselben App verbinden, also eine eigene App, deren einziger Konnektor die Websuche ist – siehe Einführung in die Websuche-Sicherheit.
- Konnektoren – greifen mit den Zugangsdaten der jeweiligen Person auf Ihre eigenen Systeme zu; das MCP-Gateway lässt nur die deklarierten Hosts durch. Siehe Konnektor-Berechtigungen.
- App mit externem Modell (optional) – ab Werk keine; ob es eine gibt, entscheiden Sie und richten sie selbst ein. Anfragen in dieser App gehen an den externen Anbieter. Sie legen über die App-Freigabe fest, welche Personen und Gruppen sie nutzen; siehe Modellanbieter.
Auf basebox Server kommt die Infrastruktur dazu: Firewall, Egress, optional abgeschotteter Betrieb – Sache des Platform Operators, siehe Air-Gapped-Umgebungen.
Verhaltensregeln für den Assistenten
Der System-Prompt gilt für alle Chats der Organisation – Stil, Sprache, gesperrte Themen. Er wird in der Regel befolgt, ist aber eine Vorgabe an das Sprachmodell, keine technische Sperre. Was erzwungen werden muss, steuern Sie über Freigaben von Apps und Konnektoren. Nutzer ergänzen ihn durch ihre persönliche Personalisierung; beides gilt gemeinsam.
Eine Anforderung umsetzen
Beispiel „Keine Patientendaten in externe Dienste":
- Websuche in keiner App freischalten – oder nur in einer eigenen App für eine geschulte Gruppe.
- Konnektoren nur für interne Systeme aktivieren; schreibende Werkzeuge aus lassen.
- Im System-Prompt festhalten, dass keine personenbezogenen Daten in Websuchen gehören – als zusätzliche Ebene.
- Nutzungsregel kommunizieren (Tagesmeldung, Begrüßung).
- Audit-Log regelmäßig auf Websuche-Aufrufe prüfen.
Die Standardwerte sind restriktiv
Hinweis
- Standardwerte sind restriktiv: Websuche aus, neue Apps privat, schreibende Werkzeuge aus, Konnektoren nur mit persönlichen Zugangsdaten.
- Jede Änderung an diesen Einstellungen steht selbst im Audit-Log.
- Wie die Einstellungen im Zusammenspiel mit Cloud oder Server zu bewerten sind – Verantwortlicher/Auftragsverarbeiter, Speicherorte, Löschung –, steht unter Sicherheit & Compliance.
Häufige Fragen
Kann ich den Hinweis im Chat bei aktivierter Aufzeichnung ausblenden? Nein. Er ist Teil der Transparenzzusage gegenüber den Nutzern.
Werden Chats standardmäßig aufgezeichnet? Standardmäßig protokolliert das Audit-Log Aktionen, keine Gesprächsinhalte. Chats nur, wenn Sie das Audit Log Level auf Hoch setzen.
Kann ich Themen technisch sperren? Nur indirekt – über den System-Prompt (Verhaltensvorgabe) und über Freigaben (welche Apps, Konnektoren und Wissensbasen es gibt). Eine Inhaltsfilterung als Sicherheitsgarantie bietet basebox bewusst nicht an.
Wer darf Richtlinien ändern? Nur Administratoren.
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