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Apps veröffentlichen
Veröffentlichen macht eine App für alle Nutzer der Organisation sichtbar. Diese Seite beschreibt, wer es darf und wie es sich von der Freigabe für einzelne Personen oder Gruppen unterscheidet. Technisch ist Veröffentlichen die Freigabestufe Organisation der App-Freigabe – mit ein paar Fragen, die Sie als Administrator vorher klären sollten.
Veröffentlichte Apps erreichen alle Nutzer
Eine App, die alle brauchen – ein allgemeiner Schreibassistent, ein Übersetzer, ein Nachschlagewerk zu Ihren Richtlinien –, soll nicht einzeln an Gruppen verteilt werden. Veröffentlichen macht sie mit einem Schritt für jede Person in der Organisation nutzbar, auch für Personen, die später hinzukommen.
Halten Sie drei Stufen auseinander:
| Stufe | Wer die App nutzen kann | Typischer Fall |
|---|---|---|
| Privat | Nur die Ersteller-in (und Administratoren) | Neue App, Test, Entwurf – der Zustand jeder neuen App |
| Individuell | Ausgewählte Personen oder Gruppen, mit „Verwenden“ oder „Verwenden und Bearbeiten“ | Team- und Abteilungs-Apps, Apps mit sensibler Wissensbasis |
| Organisation = veröffentlicht | Alle Nutzer der Organisation | Allgemeine Werkzeuge, Unternehmens-Apps |
Die Freigabe liegt unter Administration → Apps
Administration → Apps → ⋮ → App-Freigabe. Dort erreichen Sie als Administrator jede App der Organisation – auch Apps, die andere erstellt haben, und die von basebox mitgelieferten Apps. Wer eine App erstellt hat, erreicht die Freigabe der eigenen App auch über Alle Apps → ⋮ → App-Freigabe.
Eine App veröffentlichen
Vor dem Veröffentlichen vier Punkte prüfen
Veröffentlichen ist eine Verantwortungsentscheidung
Mit der Freigabe Organisation machen Sie Wissensbasis und Konnektoren der App für alle nutzbar. Prüfen Sie Inhalte und Werkzeuge vorher – nachträglich einzusammeln ist aufwendiger als vorher zu prüfen.
- Wissensbasis – Öffnen Sie die App im App-Editor, Reiter „Dateien". Alle Nutzer der Organisation werden Antworten aus diesen Dokumenten sehen. Enthält die Wissensbasis Inhalte, die nicht jede Person sehen darf, veröffentlichen Sie nicht, sondern geben Sie an Gruppen frei.
- Konnektoren – Welche Konnektoren die App nutzen darf, steht in den App-Einstellungen. Konnektoren mit persönlichen Zugangsdaten liefern jeder Person nur, was sie im angebundenen System selbst öffnen darf; geteilt werden die Dokumente der App, nie der eigene Zugang. Bei einem gemeinsamen Servicekonto sehen dagegen alle, was das Servicekonto sieht. Eine veröffentlichte App mit Websuche stellt die Websuche allen zur Verfügung; die Einführung in die Websuche-Sicherheit empfiehlt dafür eine eigene App, deren einziger Konnektor die Websuche ist. Schreibende Werkzeuge bleiben je App standardmäßig aus.
- Anweisungen und Modell – Prüfen Sie App-Anweisungen und unter Erweiterte Felder das Modell sowie den Denkaufwand. Ein hoher Denkaufwand in einer organisationsweiten App wirkt sich auf Antwortzeit und Tokenverbrauch aller Nutzer aus.
- Name, Beschreibung, Icon – In einer vollen App-Liste entscheidet die Beschreibung (Erweiterte Felder), ob Nutzer die App finden und richtig einsetzen.
Den Freigabebereich Organisation wählen
- Administration → Apps → ⋮ → App-Freigabe
- Freigabebereich Organisation wählen
- Speichern
Ab sofort sehen alle Nutzer die App unter „Alle Apps". Wer sie pflegen soll, bekommt zusätzlich Verwenden und Bearbeiten – etwa das Fachteam, das die Wissensbasis aktuell hält.
Hinweis
- Neue eigene Apps sind zunächst nicht geteilt. Nutzer müssen sie ausdrücklich freigeben; veröffentlichen kann jede Ersteller-in ihre eigene App – Sie als Administrator jede App.
- Mitgelieferte Apps können Sie bearbeiten, anpassen und auch löschen. Was Sie nicht anbieten wollen, entfernen Sie; siehe Apps verwalten.
- Freigaben lassen sich nicht zeitlich begrenzen. Planen Sie eine regelmäßige Durchsicht, welche Apps organisationsweit sichtbar sind.
- Der System-Prompt gilt auch in veröffentlichten Apps. Organisationsweite Vorgaben aus dem System-Prompt wirken zusätzlich zu den App-Anweisungen.
- Im Dashboard sehen Sie je App Tokens, Benutzer und Betrag – so erkennen Sie, wie eine veröffentlichte App genutzt wird.
Die Veröffentlichung zurücknehmen
Stellen Sie den Freigabebereich auf Individuell oder Privat. Die Änderung wirkt sofort; laufende Unterhaltungen der Nutzer bleiben in deren Verlauf erhalten.
Häufige Fragen
Gibt es eine eigene Schaltfläche „Veröffentlichen"? Nein. Veröffentlichen ist die Freigabestufe Organisation im Dialog App-Freigabe.
Können Nutzer eine veröffentlichte App verändern? Nur mit Berechtigung „Verwenden und Bearbeiten“. Standardmäßig können alle die App nutzen (Verwenden), aber nicht bearbeiten.
Sehen neue Mitarbeitende eine veröffentlichte App automatisch? Ja. Die Freigabe Organisation gilt für alle aktuellen und künftigen Nutzer.
Kann ich eine App für alle außer einer Gruppe veröffentlichen? Nein, Ausschlüsse gibt es nicht. Nutzen Sie stattdessen die Freigabe an bestimmte Gruppen.
Nächster Schritt: Wissensbasen · Dashboard
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