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App-Freigabe
Was ist App-Freigabe?
App-Freigabe bestimmt, wer Zugriff auf Ihre Apps hat. Als App-Ersteller oder Administrator können Sie festlegen, ob Apps privat bleiben, mit bestimmten Personen geteilt oder für die ganze Organisation verfügbar sind.
Wer kann Freigaben verwalten:
- App-Ersteller (immer)
- Administratoren (für alle Apps)
App-Freigabe einrichten
Freigabe-Menü öffnen:
- „Alle Apps" in der Navigation öffnen
- Menü-Symbol (⋮) bei der gewünschten App klicken
- „App-Freigabe" auswählen
Freigabebereich wählen:
Privat
- Nur Sie haben Zugriff
- Administratoren können die App ebenfalls sehen
- Wann nutzen: Persönliche Apps, Tests, vertrauliche Inhalte
Bestimmte Benutzer/Gruppen
- Zugriff nur für ausgewählte Personen
- Präzise Kontrolle über Nutzerkreis
- Wann nutzen: Team-spezifische Apps, Abteilungs-Tools
Organisation
- Alle Nutzer Ihrer Organisation können die App verwenden
- Maximale Reichweite
- Wann nutzen: Allgemeine Tools, Unternehmens-Apps
Spezifische Nutzer hinzufügen
Bei „Bestimmte Benutzer/Gruppen":
- „Benutzer oder Gruppen hinzufügen" klicken
- Nach Personen suchen – Name oder E-Mail eingeben
- Nutzer auswählen – Gewünschte Personen markieren
- Berechtigung festlegen:
- READ: App nur nutzen
- WRITE: App nutzen und bearbeiten
- „Auswahl bestätigen" klicken
- „Speichern" für finale Übernahme
Berechtigungen verstehen
READ-Berechtigung (nur nutzen) – erlaubt:
- App öffnen und verwenden
- Fragen stellen und Antworten erhalten
Nicht möglich: App-Einstellungen ändern, Dokumente hinzufügen/entfernen, Freigaben verwalten.
WRITE-Berechtigung (bearbeiten) – erlaubt:
- Alles, was READ kann
- App-Beschreibung ändern
- Dokumente hinzufügen/entfernen
- App-Einstellungen anpassen
Nicht möglich: Freigaben ändern und App löschen (nur App-Ersteller/Admin).
Praktische Anwendungsfälle
Abteilungs-App (HR-Tools):
- Freigabe: Bestimmte Benutzer/Gruppen
- Nutzer: HR-Team mit WRITE, Manager mit READ
- Vorteil: Kontrolle über sensible Daten
Kundenservice-App:
- Freigabe: Organisation
- Berechtigung: Alle READ, Support-Team WRITE
- Vorteil: Breite Nutzung, zentrale Pflege
Test-App:
- Freigabe: Privat
- Nutzer: Nur Sie
- Vorteil: Sicheres Experimentieren
Gruppen-Berechtigungen
Vorteile von Gruppen:
- Einfachere Verwaltung bei vielen Nutzern
- Automatische Berechtigung für neue Gruppenmitglieder
- Konsistente Rechte-Vergabe
Beispiel: Gruppe „Marketing-Team" mit READ-Rechten → alle Marketing-Mitarbeiter erhalten automatisch Zugriff.
Häufige Fragen
Kann ich Freigaben nachträglich ändern? Ja, Sie können jederzeit Nutzer hinzufügen/entfernen oder Berechtigungen anpassen.
Was passiert, wenn ich eine App von „Privat" auf „Organisation" ändere? Alle Nutzer Ihrer Organisation erhalten sofort Zugriff auf die App.
Können WRITE-Nutzer die App löschen? Nein, nur der App-Ersteller und Administratoren können Apps löschen.
Sehen andere meine privaten Apps? Nein, private Apps sind nur für Sie und Administratoren sichtbar.
Kann ich Freigaben zeitlich begrenzen? Aktuell nicht – Freigaben bleiben aktiv, bis Sie sie ändern.
Best Practices
Sicherheit:
- Minimale Berechtigungen vergeben (READ statt WRITE, wenn möglich)
- Regelmäßig überprüfen, wer Zugriff hat
- Sensible Apps privat halten oder sehr restriktiv teilen
Effizienz:
- Gruppen nutzen statt einzelne Nutzer
- Klare Namensgebung für Apps
- Dokumentation, welche App wofür gedacht ist
Wichtige Hinweise
- Nutzer mit WRITE-Rechten können App-Inhalte ändern, aber keine Freigaben verwalten
- Berechtigungen können über Gruppen vererbt werden
- Administratoren haben immer Vollzugriff auf alle Apps
Tipp
Starten Sie mit restriktiven Freigaben und erweitern Sie diese bei Bedarf – es ist einfacher, Zugriff zu gewähren als zu entziehen.
Fragen zu App-Freigaben oder Berechtigungen? Support kontaktieren