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Partager des apps
En bref
Une app que vous créez reste d'abord privée. Cette page explique comment la partager avec certaines personnes, des groupes ou toute l'organisation, quelle autorisation vous accordez alors et ce que les autres peuvent ensuite faire avec l'app.
À quoi cela sert
Vous avez créé une app utile à votre équipe – un résumeur de comptes rendus, un analyseur de contrats, un modèle de prompt validé. Plutôt que chacun refasse la même chose, vous partagez votre app. Tout le monde travaille alors avec les mêmes instructions et la même base de connaissances.
Où trouver le partage
- Ouvrez All apps dans la navigation.
- Cliquez sur l'icône de menu (⋮) de votre app.
- Choisissez App sharing.
Vous pouvez gérer le partage en tant que créateur ou créatrice de l'app ; les administrateurs peuvent le faire pour toutes les apps.
Étape par étape
Choisir la portée du partage
Private – vous seul y avez accès (les administrateurs voient aussi l'app). C'est l'état de toute nouvelle app.
Specific users/groups – accès réservé à certaines personnes ou à certains groupes. La bonne option pour les apps d'équipe et de service.
Organisation – tous les utilisateurs de votre organisation peuvent utiliser l'app.
Ajouter des personnes ou des groupes
Avec Specific users/groups :
- Cliquez sur Add users or groups.
- Recherchez par nom, adresse e-mail ou nom de groupe, puis cochez les entrées souhaitées.
- Définissez l'autorisation pour chaque entrée : READ (utilisation seule) ou WRITE (utilisation et modification).
- Cliquez sur Confirm selection, puis sur Save.
Les groupes sont créés par vos administrateurs. Toute personne qui rejoint le groupe par la suite obtient automatiquement l'accès.
READ ou WRITE ?
| READ | WRITE | |
|---|---|---|
| Ouvrir et utiliser l'app | Oui | Oui |
| Modifier les instructions et la description de l'app | Non | Oui |
| Ajouter ou supprimer des documents de la base de connaissances | Non | Oui |
| Ajuster les paramètres de l'app | Non | Oui |
| Modifier le partage | Non | Non |
| Supprimer l'app | Non | Non |
Seuls vous, en tant que créateur ou créatrice, et les administrateurs pouvez modifier le partage et supprimer l'app.
Remarques
Commencer petit
Commencez avec READ pour un petit groupe, puis élargissez lorsque l'app a fait ses preuves. Il est plus simple d'accorder un accès que de le retirer.
La base de connaissances et les connecteurs suivent l'app
Toute personne autorisée à utiliser l'app voit des réponses issues de tous les documents de sa base de connaissances – y compris de documents qu'elle ne pourrait pas consulter autrement. Vérifiez le contenu de la base de connaissances avant de partager. Les connecteurs, en revanche, accèdent aux systèmes avec les propres identifiants de chaque personne ; personne n'y voit plus que ce qu'il est autorisé à voir dans le système source.
Remarque
- Les modifications du partage prennent effet immédiatement.
- Le partage ne peut actuellement pas être limité dans le temps – il s'applique jusqu'à ce que vous le modifiiez.
- Si vous passez de Private à Organisation, tous les utilisateurs ont immédiatement accès à l'app.
- Votre personnalisation reste la vôtre – elle n'est pas partagée avec l'app.
Questions fréquentes
Les autres voient-ils mon app si je ne la partage pas ? Non. Les apps privées ne sont visibles que par vous et par les administrateurs.
Une personne disposant de WRITE peut-elle supprimer ou repartager mon app ? Non. La suppression et la modification du partage restent réservées à vous et aux administrateurs.
Comment trouver les apps que d'autres ont partagées avec moi ? Sous All apps. Vous pouvez filtrer la liste et rechercher par auteur.
Qu'advient-il de mon app si je quitte l'organisation ? Elle reste dans l'organisation et peut continuer à être gérée par les administrateurs.
Prochaine étape : Bases de connaissances et sources
Des questions sur le partage ? Contacter le support