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Richtlinien
Kurzbeschreibung
Organisationsweite Regeln, die basebox durchsetzt oder anzeigt: Audit Log Level und Aufbewahrung des Audit-Logs, der Hinweis im Chat, Websuche-Freigabe, Konnektoren, Schreibrechte, Limits, System-Prompt. Diese Seite ist die Landkarte: was es gibt, wo es eingestellt wird und was es technisch bewirkt – damit Sie Datenschutz- und Compliance-Anforderungen in konkrete Einstellungen übersetzen können.
Wofür nutze ich das
Datenschutzbeauftragte fragen „Was zeichnet ihr auf, wie lange, und wer sieht es?". Die IT-Sicherheit fragt „Was darf nach außen?". Die Geschäftsführung fragt „Was kostet das?". Jede dieser Fragen hat in basebox eine oder zwei Einstellungen als Antwort.
Die Richtlinien im Überblick
| Richtlinie | Was sie bewirkt | Wo | Durchgesetzt oder angezeigt |
|---|---|---|---|
| Audit-Aufbewahrung | Wie lange Audit-Einträge vorgehalten werden (3–36 Monate) | Administration → Organisation, Abschnitt Audit Log Level | Vom basebox-Betreiber für alle Organisationen auf dem Server verwaltet; nur zur Information sichtbar |
| Audit Log Level | Standard: Anmeldungen und Änderungen; Hoch: zusätzlich Chats (liegen dann auch auf dem Server) | Administration → Organisation | Durchgesetzt |
| Hinweis im Chat | Sobald Gesprächsinhalte aufgezeichnet werden, sehen alle Nutzer einen deutlichen Hinweis | Automatisch, folgt dem Audit Log Level | Angezeigt – nicht abschaltbar |
| Websuche für die Installation | Ob die Websuche überhaupt verfügbar ist | Administration → Konnektoren | Durchgesetzt |
| Websuche je App | In welchen Apps Nutzer sie einschalten können | App-Einstellungen | Durchgesetzt |
| Zustimmung vor der ersten Suche | Dialog „Websuche aktivieren" mit Warnhinweis | Automatisch | Angezeigt – nicht abschaltbar |
| Konnektoren | Welche externen Systeme erreichbar sind | Administration → Konnektoren + je App | Durchgesetzt (Egress-Allowlist am MCP-Gateway) |
| Schreibende Werkzeuge | Ob ein Konnektor in Systemen ändern darf | Je App, standardmäßig aus | Durchgesetzt |
| Limits | Uploadgrößen, Dateianzahl, Nutzungslimit | Organisation → Limits | Durchgesetzt |
| System-Prompt | Stil, Sprache, Verhaltensregeln für alle Chats | System-Prompt | Verhaltensvorgabe an das Modell – keine technische Sperre |
| App-Freigabe | Neue Apps sind privat; Freigabe an Gruppen oder Organisation | App-Freigabe | Durchgesetzt |
| Rollen | Administrator vs. Nutzer | Benutzer | Durchgesetzt |
Aufzeichnung und Aufbewahrung
Das Audit-Log hält standardmäßig sicherheitsrelevante Aktionen fest: Anmeldungen, Änderungen an Benutzern, Gruppen, Tagesmeldungen, Apps, Exporte – jeweils mit Zeitstempel, Benutzer, Ergebnis, Ressource und Client-Adresse. Bei Websuche-Aufrufen werden Organisation, Nutzer, Werkzeug, Anbieter, Ergebnis und Zeitstempel festgehalten, nicht der Text der Anfrage.
Zwei Einstellungen gehen darüber hinaus:
- Audit Log Level: Auf Hoch werden zusätzlich die Chats aufgezeichnet. Chats liegen sonst nur in der Browserdatenbank der Nutzer; mit „Hoch“ liegen sie auch auf dem Server.
- Aufbewahrungsdauer: 3–36 Monate, vom basebox-Betreiber für alle Organisationen auf dem Server verwaltet. Details: Audit Log.
Was Nutzer selbst tun können – Chats umbenennen, löschen, sichern – steht unter Chatverlauf & Daten.
Was nach außen darf
Auf Server und in der Cloud ab dem Cloud-Start verlassen Inhalte die basebox-Umgebung im Normalbetrieb nicht; im Übergangsbetrieb der basebox Cloud bis November 2026 geht jede Modellanfrage an Google Vertex AI in Frankfurt (Modellanbieter). Zwei bewusste Ausnahmen steuern Sie:
- Websuche – Anfragen gehen an den konfigurierten Suchanbieter (ohne Nutzeridentität). Drei Schalter: für die Installation, je App, je Chat durch den Nutzer; dazu die Zustimmungsabfrage. Empfehlung: eine eigene App, deren einziger Konnektor die Websuche ist – siehe Einführung in die Websuche-Sicherheit.
- Konnektoren – greifen mit den Zugangsdaten der jeweiligen Person auf Ihre eigenen Systeme zu; das MCP-Gateway lässt nur die deklarierten Hosts durch. Siehe Konnektor-Berechtigungen.
Auf basebox Server kommt die Infrastruktur dazu: Firewall, Egress, optional abgeschotteter Betrieb – Sache des Platform Operators, siehe Air-Gapped-Umgebungen.
Verhaltensregeln für den Assistenten
Der System-Prompt gilt für alle Chats der Organisation – Stil, Sprache, gesperrte Themen. Er wird in der Regel befolgt, ist aber eine Vorgabe an das Sprachmodell, keine technische Sperre. Was erzwungen werden muss, steuern Sie über Freigaben von Apps und Konnektoren. Nutzer ergänzen ihn durch ihre persönliche Personalisierung; beides gilt gemeinsam.
Schritt für Schritt: Eine Anforderung umsetzen
Beispiel „Keine Patientendaten in externe Dienste":
- Websuche für die Installation aus – oder nur in einer eigenen App für eine geschulte Gruppe.
- Konnektoren nur für interne Systeme aktivieren; schreibende Werkzeuge aus lassen.
- Im System-Prompt festhalten, dass keine personenbezogenen Daten in Websuchen gehören – als zusätzliche Ebene.
- Nutzungsregel kommunizieren (Tagesmeldung, Begrüßung).
- Audit-Log regelmäßig auf Websuche-Aufrufe prüfen.
Hinweise
Hinweis
- Standardwerte sind restriktiv: Websuche aus, neue Apps privat, schreibende Werkzeuge aus, Konnektoren nur mit persönlichen Zugangsdaten.
- Jede Änderung an diesen Einstellungen steht selbst im Audit-Log.
- Wie die Einstellungen im Zusammenspiel mit Cloud oder Server zu bewerten sind – Verantwortlicher/Auftragsverarbeiter, Speicherorte, Löschung –, steht unter Sicherheit & Compliance.
Häufige Fragen
Kann ich den Hinweis im Chat bei aktivierter Aufzeichnung ausblenden? Nein. Er ist Teil der Transparenzzusage gegenüber den Nutzern.
Werden Chats standardmäßig aufgezeichnet? Standardmäßig protokolliert das Audit-Log Aktionen, keine Gesprächsinhalte. Chats nur, wenn Sie das Audit Log Level auf Hoch setzen.
Kann ich Themen technisch sperren? Nur indirekt – über den System-Prompt (Verhaltensvorgabe) und über Freigaben (welche Apps, Konnektoren und Wissensbasen es gibt). Eine Inhaltsfilterung als Sicherheitsgarantie bietet basebox bewusst nicht an.
Wer darf Richtlinien ändern? Nur Administratoren.
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