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Résoudre les problèmes d'import

En bref

basebox peut traiter des documents, des tableaux, des images et des fichiers audio. Lorsqu'un import échoue, la cause tient presque toujours à l'un de ces trois points : le format, la taille du fichier ou une limite technique. Cette page rassemble tous les cas d'erreur à l'import et les passe en revue un par un.

Comment fonctionne l'import

1. Lancer l'import – Cliquez sur l'icône en forme de trombone ou faites glisser le fichier dans le chat
2. Attendre le traitement – Attendez la confirmation File uploaded successfully
3. Faire référence au fichier – Mentionnez le fichier dans votre question : « En te basant sur le fichier importé… »

Quels formats sont acceptés ?

Vous trouverez la liste complète et à jour de tous les formats pris en charge – y compris la reconnaissance de texte (OCR) pour les scans et les photos – sous Formats de fichiers pris en charge.

Pour le dépannage, trois règles de base suffisent :

• Les fichiers CSV ne sont pas lus – enregistrez le fichier au format .xlsx (guide : Convertir un fichier CSV en Excel)
• Les archives (ZIP, RAR) doivent être décompressées au préalable
• Les vidéos ne sont pas traitées – extrayez la piste audio

À vérifier avant l'import

• Taille du fichier – moins de 10 Mo dans le chat ; pour la base de connaissances d'une app, la valeur indiquée dans sa zone d'import s'applique
• Format pris en charge
• Aucune protection par mot de passe
• Fichier intact – s'ouvre-t-il dans un autre programme ?

Problèmes fréquents et solutions

« Context window reached »

Le chat est trop plein pour accepter d'autres imports. Démarrez un nouveau chat – la fenêtre de contexte est alors de nouveau entièrement disponible. Pourquoi cela arrive et comment l'éviter : voir Fenêtre de contexte.

« File too large »

Le fichier dépasse la limite applicable : 10 Mo par fichier dans le chat. Pour la base de connaissances d'une app, une limite nettement plus élevée s'applique, fixée par votre organisation – la zone d'import de l'app indique la valeur qui vous concerne.

• Compressez le fichier
• Découpez-le en parties plus petites
• N'extrayez que les pages ou sections pertinentes

« Format not supported »

Le plus souvent, il suffit de réenregistrer le fichier dans le bon format :

• .xls → .xlsx
• .csv → .xlsx

Si le fichier ne s'ouvre pas non plus dans un autre programme, il est peut-être endommagé – seule une copie intacte peut alors résoudre le problème.

Fichiers protégés par mot de passe

basebox ne peut pas traiter les fichiers chiffrés ; le message indique alors par exemple « File cannot be opened ».

• Supprimez la protection par mot de passe avant l'import
• Ou copiez le contenu dans un nouveau fichier non protégé

L'import « bloque »

• Rechargez la page
• Essayez un autre navigateur (Chrome, Firefox, Safari)
• Vérifiez votre connexion Internet
• Faites un essai avec un fichier plus petit

Fichiers PDF

Les PDF numérisés sans texte sélectionnable ne posent aucun problème – leur contenu est lu par reconnaissance de texte (OCR). Seuls les fichiers chiffrés ou endommagés posent problème, ainsi qu'un volume de texte trop important pour la fenêtre de contexte.

Message / symptôme	Cause	Solution
« Text cannot be read »	Fichier endommagé ou protégé par mot de passe	L'ouvrir dans un autre programme ; supprimer la protection par mot de passe
« File too large »	Au-delà de la limite pour ce contexte	Compresser, découper, ne garder que les pages pertinentes
Erreur de traitement sans motif	Trop de texte pour la fenêtre de contexte	Découper ou ouvrir un nouveau chat
La réponse ignore des parties du document	Question trop générale, ou document très volumineux	Poser une question plus ciblée ; utiliser une base de connaissances
Reconnaissance vide ou lacunaire sur des scans	Mauvaise qualité de scan, pages de travers, écriture manuscrite	Scanner à nouveau (bien droit, contrasté, 300 dpi) ; l'écriture manuscrite n'est reconnue que partiellement

Pour en savoir plus sur les PDF : Travailler avec des PDF.

Fichiers Excel

• Utilisez .xlsx au lieu de .xls – enregistrez les anciens fichiers XLS au format XLSX
• Supprimez les lignes et colonnes vides – cela réduit la taille du fichier et économise la fenêtre de contexte
• Supprimez la protection par mot de passe avant l'import

Fichiers audio

Un fichier audio importé n'est pas transcrit automatiquement. Indiquez explicitement à basebox ce qu'il doit en faire – détails sous Utiliser la transcription vocale.

Si la transcription est imprécise :

• Utilisez une bonne qualité audio
• Parlez distinctement et pas trop vite
• Réduisez les bruits de fond

Si rien ne fonctionne

Vérifier d'abord, chercher ensuite

Testez d'abord un fichier problématique dans un nouveau chat avec une question courte comme « Que contient ce fichier ? ». Vous écartez ainsi l'hypothèse d'un chat trop plein plutôt que d'un problème lié au fichier.

Si le problème persiste :

• Lisez attentivement le message d'erreur – basebox en indique généralement la raison
• Enregistrez le fichier dans un autre format
• Copiez le contenu manuellement et collez-le dans le chat

Prochaine étape : Contacter le support

L'import ne fonctionne toujours pas ? Contacter le support