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Licensed to be used in conjunction with basebox, only.
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// sicherheit
DSGVO
Gilt für
Produkt: Cloud · Server · Zielgruppe: Sicherheits- / Compliance-Prüfer · Datenschutzbeauftragte
Rollen (Verantwortlicher/Auftragsverarbeiter) je Deployment-Modell, Verfügbarkeit eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV), Datenstandort, Betroffenenrechte und wie basebox sie unterstützt. Keine Rechtsberatung – die Bewertung Ihrer Verarbeitung liegt bei Ihnen als Verantwortlichem.
Rollen je Deployment-Modell
| Verantwortlicher | Rolle von basebox | AVV | |
|---|---|---|---|
| basebox Cloud | Ihre Organisation | Auftragsverarbeiter – basebox betreibt die Infrastruktur, auf der Ihre Daten liegen, und hat technischen Zugriff | Ja, automatisch Teil jedes Vertrags (basebox.ai/avv); Voraussetzung für den Produktivbetrieb (Go-live-Checkliste) |
| basebox Server, selbst betrieben | Ihre Organisation | Keine – basebox hat keinen Zugriff, keine Telemetrie; es findet keine Verarbeitung durch basebox statt | Teil jedes Vertrags; relevant, sobald basebox Zugriff erhält (Fernwartung) |
| basebox Server, Betrieb durch basebox | Ihre Organisation | Auftragsverarbeiter – der Wartungszugang ermöglicht technisch Zugriff auf personenbezogene Daten | Ja, Teil jedes Vertrags |
| basebox Server in einem von basebox betriebenen Rechenzentrum | Ihre Organisation | Auftragsverarbeiter, wenn basebox den Server betreibt; Rechenzentrum standardmäßig noris network AG, München | Ja, Teil jedes Vertrags |
| basebox Cloud (Übergangsbetrieb bis November 2026) | Ihre Organisation | Auftragsverarbeiter, mit Hetzner und Google als Unterauftragsverarbeitern | Ja (basebox.ai/avv); Art.-9-Daten am besten erst nach dem Umzug (Übergangsbetrieb) |
Anwendungsadministration und Daten liegen in jedem Modell bei Ihnen (Geteilte Verantwortung). Welche Unterauftragsverarbeiter je Produkt beteiligt sind – für die Cloud, ihren Übergangsbetrieb und Server –, steht unter Auftragsverarbeitung & Unterauftragsverarbeiter.
Datenstandort
- Cloud: Plattform und Sprachmodell laufen auf basebox-Servern im Rechenzentrum der noris network AG in München-Ost; die Server gehören dem Hardwarepartner FAST LTA, der sie wartet. Beide stehen auf der Liste der Unterauftragsverarbeiter. Zusätzliche Rechenleistung, etwa von STACKIT oder Mistral AI in der EU, kommt nur mit Ihrer Zustimmung hinzu. basebox GmbH hat ihren Sitz in Deutschland (Infrastruktur).
- Cloud im Übergangsbetrieb bis November 2026: bis zum Umzug in einer gemeinsamen Umgebung bei Hetzner in Nürnberg, logisch getrennt, mit KI-Modellen von Google Vertex in Frankfurt. Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien (Art. 9) verarbeiten Sie am besten erst nach dem Umzug (Auftragsverarbeitung).
- Server: Ihr Haus oder ein von basebox betriebenes Rechenzentrum (Standard: noris network AG, München) – der Server ist dediziert, die Daten liegen dort und nur dort.
- Externe Dienste: Websuche-Anfragen gehen an den konfigurierten Anbieter – Staan (Standard) verarbeitet in EU-Rechenzentren mit verfügbarem AVV; DuckDuckGo ist ein US-Unternehmen. Konnektoren erreichen Ihre eigenen Systeme. Beides ist standardmäßig aus und Ihre Entscheidung (Externe Dienste).
- Cloud und Server: keine Drittlandübermittlung durch die Architektur; sie entsteht nur, wenn Sie einen externen Dienst außerhalb der EU aktivieren. Für den Übergangsbetrieb gilt bis zum Umzug: Google ist ein US-Unternehmen, die KI-Modelle laufen in Frankfurt; ob damit eine Drittlandübermittlung verbunden ist, hängt von Region und Vertrag ab.
Welche Daten verarbeitet werden
| Kategorie | Beispiele | Wo |
|---|---|---|
| Stammdaten der Nutzer | Name, E-Mail, Rolle, Gruppen | Anwendungs- und Identitätsdatenbank |
| Nutzungsdaten | Anmeldungen, Aktionen, Client-Adressen, Werkzeugaufrufe | Audit-Log |
| Inhaltsdaten | Uploads, Wissensbasis-Dokumente, Embeddings – je nachdem, was Nutzer eingeben, potenziell besondere Kategorien (Art. 9) | Datenbanken, Medien-Volume |
| Chatverlauf | Unterhaltungen der Nutzer | Lokal im Browser des Nutzers, nicht auf dem Server |
| Gesprächsinhalte im Audit-Log | Nur auf Audit Log Level „Hoch“, mit Hinweis im Chat | Audit-Log |
| Zugangsdaten | Konnektor-Zugangsdaten je Nutzer (nur schreibend), Passwort-Hashes lokaler Konten | Anwendungs- und Identitätsdatenbank |
Vollständig: Speicherung. Ob besondere Kategorien verarbeitet werden, hängt von Ihrer Nutzung ab – bei Patientendaten ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung in der Regel angezeigt.
Betroffenenrechte
| Recht | Wie basebox unterstützt | Was bei Ihnen liegt |
|---|---|---|
| Auskunft (Art. 15) | Benutzerverwaltung zeigt Stammdaten; Audit-Export liefert Nutzungsdaten je Nutzer; Nutzer sehen ihre Chats selbst | Zusammenstellung und Antwort |
| Berichtigung (Art. 16) | Stammdaten in der Benutzerverwaltung bzw. im Verzeichnis (LDAP/SSO) | Durchführung |
| Löschung (Art. 17) | Konto löschen, Dokumente entfernen; Chats liegen im Browser des Nutzers. Audit-Einträge sind nicht einzeln löschbar | Prozess nach Löschung; Backup-Rotation einrechnen |
| Einschränkung (Art. 18) | Konto deaktivieren | Entscheidung |
| Datenübertragbarkeit (Art. 20) | Chat-Export durch den Nutzer (Chats sichern); Audit-Export CSV | Format und Übergabe |
| Widerspruch (Art. 21) | – | Bewertung |
Technische und organisatorische Maßnahmen
Die TOMs, die Sie in Ihrem Verzeichnis oder AVV-Anhang beschreiben können, mit Verweis:
- Zugriffskontrolle: Rollen Administrator/Nutzer, Gruppen, OIDC/LDAP, API-Schlüssel (Rollen & Berechtigungen)
- Mandantentrennung: Cloud isolierte Umgebung je Organisation (Isolierung); Server dedizierte Hardware
- Transportverschlüsselung: TLS auf allen Pfaden; Speicherverschlüsselung auf Speicherebene (Verschlüsselung)
- Protokollierung: Audit-Log mit Audit Log Level „Standard“ oder „Hoch“ und Aufbewahrung von 3–36 Monaten; Hinweis im Chat (Audit & Logging)
- Datenminimierung: Websuche ohne Nutzeridentität, Audit ohne Anfragetext, Prompt-Logging standardmäßig aus
- Löschbarkeit: durch Nutzer und Administratoren (Löschung)
- Verfügbarkeit: Backups (Backup · Backup & Wiederherstellung)
- Auftragskontrolle: Wartungszugang zeitlich begrenzt, freigegeben, protokolliert (Fernwartung)
- Sichere Entwicklung: Sicherheitstests vor Release, Vier-Augen-Prinzip (Infrastruktur-Richtlinie)
Nicht umgesetzt: keine Verschlüsselung im Ruhezustand durch die Anwendung; Image-Signaturen in Vorbereitung.
Vorfälle
Bei sicherheitsrelevanten Vorfällen informiert basebox betroffene Kunden unverzüglich (Compliance-Dokument); die Meldung an Aufsichtsbehörden und Betroffene nach Art. 33/34 liegt beim Verantwortlichen. Meldungen an basebox: datenschutz@basebox.ai.
Für die Prüfung
- Deployment-Modell und damit die Rolle von basebox eindeutig bestimmen.
- AVV (basebox.ai/avv) und die Liste der Unterauftragsverarbeiter in Ihr Verzeichnis übernehmen (Auftragsverarbeitung & Unterauftragsverarbeiter).
- Richtlinien dokumentieren: Audit Log Level, Aufbewahrung, Websuche, Konnektoren (Richtlinien).
- Nutzungsregel für Nutzer festlegen (welche Daten dürfen in basebox, welche nicht in Websuchen).
- DSFA prüfen, wenn besondere Kategorien verarbeitet werden.
Nächster Schritt: Auftragsverarbeitung & Unterauftragsverarbeiter · ISO 27001