Licensed to be used in conjunction with basebox, only.
// sicherheit
Aufbewahrung
Gilt für
Produkt: Cloud · Server · Zielgruppe: Sicherheits- / Compliance-Prüfer
Wie lange welche Daten aufbewahrt werden: Chats, Dokumente, Wissensbasen, Audit-Log (konfigurierbar), Uploads, Logs und Backups; Standardwerte und was Administratoren steuern. Grundregel: Inhalte bleiben, bis ein Nutzer oder Administrator sie löscht. Für das Audit-Log gibt es eine eigene Aufbewahrungsdauer.
Übersicht
| Daten | Aufbewahrung | Wer steuert | Automatische Löschung |
|---|---|---|---|
| Audit-Log | 3–36 Monate (Audit-Log-Aufbewahrung) | basebox-Betreiber; Administratoren sehen den Wert nur zur Information (Audit & Logging) | Über die Aufbewahrungsdauer |
| Chatverlauf | Lokal im Browser, bis der Nutzer ihn löscht oder die Browserdaten entfernt | Nutzer (Chatverlauf & Daten) | Nein – liegt nicht auf dem Server |
| Chat-Uploads (Dateien in einer Unterhaltung) | Mit der Unterhaltung | Nutzer | Mit Löschung des Chats |
| Wissensbasis-Dokumente und ihre Abschnitte/Embeddings | Bis ein Administrator sie aus der Wissensbasis entfernt | Administrator (Wissensbasen verwalten) | Nein |
Temporäre RAG-Dateien (/tmp/ragsrv) |
Für die Dauer der Verarbeitung | System | Ja |
| Benutzerkonten | Bis ein Administrator sie löscht oder deaktiviert | Administrator | Nein |
| Einladungen | 14 Tage gültig | System | Ja – die Einladung verfällt; das Konto entsteht erst mit Annahme |
| API-Schlüssel | Bis zum Widerruf | Administrator / Entwickler | Nein |
| Konnektor-Zugangsdaten je Nutzer | Bis der Nutzer sie entfernt oder das Konto gelöscht wird | Nutzer | Mit dem Konto |
| System- und Anwendungslogs | Nach der Log-Infrastruktur des Betreibers (syslog/journal, Log-Stack); basebox setzt keine eigene Retention | Platform Operator (Server) · basebox (Cloud) | Nach Betreiberkonfiguration |
| Backups | Nach Aufbewahrungsrichtlinie des Betreibers, z. B. retentionPolicy: "30d" im CloudNativePG-Beispiel |
Betreiber | Mit Rotation |
| Modellgewichte, Caches | Kein Personenbezug | – | – |
Was das für Löschanfragen bedeutet
Eine Löschung in der Anwendung wirkt in der Datenbank sofort, aber Backups halten den alten Stand bis zu ihrer Rotation. Wer eine Aufbewahrungsgrenze zusagt, muss die Backup-Aufbewahrung dazurechnen: Bei 30 Tagen Backup-Aufbewahrung ist ein gelöschter Datensatz spätestens nach 30 Tagen auch aus allen Backups verschwunden. Details: Löschung.
Audit-Log: Stufe und Aufbewahrung
Das Audit-Log ist die Tabelle mit dem größten Personenbezug (Benutzerkennung, Zeitstempel, Client-Adresse – und Gesprächsinhalte auf Stufe „Hoch“). Zwei Einstellungen bestimmen, was und wie lange:
- Audit Log Level: „Standard“ (Anmeldungen sowie Änderungen an Einstellungen und Daten) oder „Hoch“ (zusätzlich Chats). Sobald Inhalte aufgezeichnet werden, sehen alle Nutzer einen Hinweis im Chat. Einstellung durch Administratoren unter Administration → Organisation.
- Aufbewahrungsdauer: 3–36 Monate, vom basebox-Betreiber für alle Organisationen auf dem Server verwaltet; unter Administration → Organisation nur zur Information sichtbar.
Empfehlung an den Betreiber: Aufbewahrung so kurz wie der Nachweiszweck erlaubt; bei Stufe „Hoch“ deutlich kürzer als bei Stufe „Standard“.
Je Deployment-Modell
- Cloud: Audit Log Level und Löschung durch Nutzer und Administratoren steuern Sie. Audit-Log-Aufbewahrung, Log- und Backup-Aufbewahrung der Plattform legt basebox als Betreiber fest; fragen Sie die Werte für Ihre Umgebung ab (Backup).
- Server: Alles liegt bei Ihnen – Anwendungseinstellungen beim Administrator, Log- und Backup-Aufbewahrung beim Platform Operator (Logging, Backup & Wiederherstellung). Bei Betrieb durch basebox stehen die Werte im Betriebsvertrag.
Für die Prüfung
- Erfragen bzw. legen Sie die Audit-Log-Aufbewahrung fest (Cloud: basebox, Server: Platform Operator) und dokumentieren Sie den Wert.
- Definieren Sie einen Prozess für Wissensbasen: Wer prüft, ob Dokumente noch gebraucht werden?
- Rechnen Sie Backup-Rotation in jede Löschfrist ein.
- Halten Sie fest, wo Exportdateien des Audit-Logs liegen und wann sie gelöscht werden.
Nächster Schritt: Löschung · Audit & Logging